Core
Platforma
Fundament: cykl życia dokumentu, użytkownicy i role, audyt, RODO.
System dokumentów z AI
Archiwizacja dokumentów, która jest
Archiwum, rozbudowany obieg dokumentów (DMS) i AI w jednej platformie, która łączy się z tym, co już masz. On‑premises (zostaje u Ciebie) albo SaaS.
Szukaj dokumentów, kontrahentów, JRWA…
ANAnna NowakArchiwum
Pulpit
Witaj, Anno. Oto co dzieje się dziś.
Dokumenty1 248+12% / mies.
Do weryfikacji47wymaga akcji
Zatwierdzone1 187+8%
Terminy · 30 dni9pilne
Ostatnie analizy
Dziś- Zatwierdzona
- W toku
- Zatwierdzona
RODOPrzetwarzanie wyłącznie na zlecenie klienta
Dane w UENasza chmura i model AI w lokalizacji europejskiej
Szyfrowanie na każdym etapieDane chronione w transmisji i podczas analizy
Pełny audytDziennik zdarzeń: kto / co / kiedy
Treści nie trenują AITwoje dokumenty nie zasilają modelu
Własność danychEksport w każdej chwili, po Twojej stronie
Oprogramowanie dostarczamy jako zamknięty, zabezpieczony pakiet. Zakres funkcji sterowany licencją.
Od mozolnej, ręcznej pracy z dokumentami do kontrolowanego procesu z AI
Papier, e‑mail i ręczne przepisywanie kontra jedna, audytowana ścieżka z AI, w której ostateczną decyzję zawsze zatwierdza człowiek.
Znasz to?
Ręczna klasyfikacja JRWA i kategorie A/B pochłaniają czas i generują błędy.
Wiele kanałów wpływu (papier, e‑mail, e‑Doręczenia) bez jednej kontrolowanej ścieżki.
Ręczne przepisywanie NIP, kwot i dat z faktur oraz umów.
Akta osobowe to dane wrażliwe, kto i kiedy miał do nich wgląd?
Obawa, gdzie fizycznie spoczywają wrażliwe dane Twoich klientów i pracowników.
Z AIArchiwum
AI sugeruje kategorię JRWA i okres przechowywania, operator zatwierdza jednym kliknięciem.
Jedna audytowana ścieżka wpływu: upload, import e‑mail, konektory, z pełnym dziennikiem.
AI ekstrahuje pola i wiąże dokument z profilem kontrahenta oraz retencją.
Uprawnienia per rola i dział, opcjonalne 2FA, pełny audyt wglądów.
Wariant on‑premises: dokumenty i baza zostają u Ciebie; dane nie opuszczają UE.
AI wspiera Twój zespół. Ostateczną decyzję zawsze podejmuje człowiek.
Nie tylko archiwum. Digitalizacja, która wprowadza porządek
Kupujesz usługę, którą wpinamy w Twoje obecne oprogramowanie i dane. Rozproszone dokumenty zamieniasz w jeden uporządkowany, przeszukiwalny rejestr.
01 Digitalizacja
Z chaosu papieru w uporządkowane dane
Skany i pliki AI zamienia w dane: typ dokumentu, pola, kategoria. Zamiast szukać po segregatorach, pracujesz na jednym rejestrze.
- AI rozpoznaje typ i wyciąga pola: PESEL, NIP, kwoty, daty
- Spójna struktura, kategorie i wyszukiwanie zamiast rozproszenia
- Wynik zatwierdza człowiek, z pełnym audytem zmian
02 Integracja
Łączy się z oprogramowaniem, które już masz
To usługa, nie wymiana systemów. Wpinamy AIArchiwum w Twoje CRM, ERP, dyski i aplikacje, a dokumenty krążą jedną, kontrolowaną ścieżką.
- CRM, ERP i rozwiązania pisane na zamówienie
- Dyski sieciowe, magazyny plików i import e‑mail
- API REST i webhooki do Twoich automatyzacji
Moduły
Płacisz za to, czego używasz
Core jest zawsze. Archiwum, DMS, Teczki i AI włączasz licencją wtedy, gdy ich potrzebujesz.
Archiwum
Akta archiwalne
JRWA, kategorie A/B, retencja i lokalizacja fizyczna teczek.
DMS
Obieg dokumentów
Workflow zatwierdzania z regułami auto‑dyspozycji i powiadomieniami.
wymaga DMSHR
Teczki pracownicze
Akta osobowe jako e‑teczki, z obiegiem i okresami przechowywania.
opcjonalnyAI
Wyszukiwanie semantyczne
Wyszukiwanie po sensie i znajdowanie podobnych dokumentów.
Pulpit
Pulpit i raporty
Statystyki, produktywność i konfigurowalny pulpit z widżetami.
Od wpływu do audytu, w sześciu krokach
AI jest etapem wspierającym, nie decyzyjnym. Krok weryfikacji prowadzi człowiek.
1
Wpływ
Jedna, kontrolowana ścieżka: upload, import e‑mail i konektory, z wykrywaniem duplikatów.
2
Rozpoznanie AI
Typ, pola (PESEL, NIP, kwoty, daty) i sugestia JRWA. Treść w chmurze UE tylko na czas analizy.
3
Weryfikacja
Operator zatwierdza lub poprawia; dla dokumentów objętych regułą potwierdza druga osoba.
Człowiek decyduje4
Retencja
Kategoria archiwalna (A/B) i okres przechowywania na podstawie typu i JRWA, z możliwością korekty.
5
Brakowanie / przekazanie
Brakowanie z formalną akceptacją i kompletem dokumentów; kat. A, przygotowanie do przekazania.
6
Audyt
Każda operacja w dzienniku zdarzeń: kto, co i kiedy.
Treść dokumentu trafia do naszej chmury (UE) wyłącznie na czas rozpoznania (krok 2).
Oszczędź czas na wyszukiwaniu i przepisywaniu
AI rozpoznaje, wyciąga pola i indeksuje dokumenty, więc znajdujesz je po sensie, a nie po nazwie pliku. Decyzję zawsze zatwierdza człowiek.
Panel analizy: rozpoznane pola obok dokumentu
Po lewej oryginał z podświetlonymi fragmentami, po prawej pola wyciągnięte przez AI. Zamiast deklarowanej „pewności" pokazujemy, ile pól rozpoznano, operator dopina resztę.
- Ekstrakcja PESEL, NIP, kwot i dat z podświetleniem źródła w dokumencie
- Sugestia kategorii JRWA i okresu przechowywania z możliwością nadpisania
- Plakietka „Rozpoznano M z N pól", konkret zamiast procentów
Dane zawsze pod ręką
Konfigurowalny pulpit z widżetami i pełny dziennik zdarzeń, rozliczalność wymagana przez RODO i przepisy archiwalne, dostępna jednym spojrzeniem.
- Statystyki dokumentów wg typu, statusu i miesiąca
- Widżet zbliżających się terminów przechowywania
- Audyt: kto, co i kiedy zrobił
Rozbudowany DMS, a nie tylko skrzynka na pliki
Dokument idzie jedną, audytowaną ścieżką: od wpływu, przez zatwierdzenie, po archiwum. Realny obieg sprzężony z archiwum i AI, a nie sama szybka archiwizacja.
Reguły kierowania
Ręczne i automatyczne kierowanie dokumentu na właściwe działy lub osoby, wg typu i zawartości.
Auto‑dyspozycja
Reguły wyzwalane zdarzeniami (wpływ dokumentu, otagowanie HR) uruchamiają obieg bez ręcznej obsługi.
Grupy zatwierdzających
Akceptacja w grupach zatwierdzających, z powiadomieniami e‑mail i czytelnym statusem na każdym etapie.
Kontrola dwuosobowa
Tam, gdzie skonfigurowano, decyzję potwierdza druga osoba: rozdzielenie obowiązków przy wrażliwych dokumentach.
Pełny dziennik obiegu
Historia per dokument: kto, co i kiedy. Rozliczalność wymagana przez RODO i przepisy archiwalne.
Uprawnienia i oddzielenie
Dostęp per rola i dział, opcjonalne 2FA, pełne oddzielenie obszarów archiwum i DMS.
Wdrożenie
U Ciebie albo u nas, ten sam produkt
Te same funkcje w obu wariantach, różni się tylko miejsce, gdzie spoczywają dokumenty, i poziom kontroli. W on‑premises kupujesz oprogramowanie raz i zostaje u Ciebie na zawsze.
On‑premises
Kupujesz oprogramowanie raz i działa na Twojej infrastrukturze. Dokumenty, baza i klucz szyfrujący nie opuszczają Twojej serwerowni.
- Licencja wieczysta: kup raz, oprogramowanie jest Twoje, bez abonamentu i bez uzależnienia od dostawcy
- Dokumenty, baza i klucz szyfrujący w pełni po Twojej stronie
- Szyfrowanie w spoczynku i transmisji, uprawnienia per rola i dział, pełny audyt
- Łagodne wygaśnięcie usług AI i aktualizacji: archiwum oraz eksport zostają dostępne
SaaS (chmura ylan)
Ruszasz bez własnej infrastruktury. My zarządzamy serwerem, aktualizacjami i kopiami zapasowymi.
- Wdrożenie bez własnej serwerowni i zespołu IT
- Dane w UE, szyfrowane naszym kluczem lub Twoim własnym (BYOK)
- Aktualizacje, kopie zapasowe i utrzymanie po naszej stronie
- Ten sam produkt i te same funkcje co w on‑premises
Pełne porównanie wariantów
| Aspekt | On‑premises | SaaS |
|---|---|---|
| Licencja i własność | Licencja wieczysta (zostaje u Ciebie na zawsze) | Subskrypcja (chmura ylan) |
| Serwer | Infrastruktura klienta | Po stronie ylan |
| Aktualizacje | Paczki wgrywane przez klienta | Po stronie ylan |
| Kopie zapasowe | Po stronie klienta | Po stronie ylan |
| Dokumenty i baza | U klienta | U nas (szyfrowane naszym kluczem) |
| Klucz szyfrujący | U klienta | Po naszej stronie, z opcją klucza klienta (BYOK) |
| Rozpoznanie AI | Nasza chmura (UE), treści tylko na czas analizy | Nasza chmura (UE) |
| Dla kogo | Dane wrażliwe · pełna kontrola | Szybki start bez własnej infrastruktury |
Łagodne wygaśnięcie licencji w on‑premises: zachowujesz dostęp do archiwum i eksport; wyłączane są tylko funkcje AI i aktualizacje, bez twardego odcięcia od danych. Pliki przechowujesz lokalnie albo w chmurze, zawsze szyfrowane w spoczynku.
Bezpieczne AI w procesach Twojej firmy
Sceptycyzm wobec AI jest uzasadniony, ale ryzyko bierze się z niekontrolowanego użycia publicznych narzędzi, a nie z samej technologii. AIArchiwum daje AI, która działa w granicach Twojej infrastruktury, pod nadzorem człowieka i z pełnym audytem.
78%
użytkowników AI w pracy przynosi własne, niekontrolowane narzędzia (BYOAI)
Microsoft & LinkedIn, 2024+670 tys. USD
wyższy średni koszt naruszenia danych przy wysokim poziomie shadow AI
IBM, 202583,8%
danych firmowych trafiających do AI idzie do narzędzi wysokiego ryzyka, nie do rozwiązań klasy enterprise
Cyberhaven Labs, 202539%
średnich i dużych firm w Polsce wskazuje bezpieczeństwo jako główną barierę wdrożenia AI
EY, 2025Shadow AI: prawdziwe źródło ryzyka
Shadow AI to korzystanie przez pracowników z publicznych narzędzi AI bez wiedzy i kontroli działu IT, często przez prywatne konta. Według telemetrii Cyberhaven Labs (2025) 71,7% narzędzi AI używanych w pracy ma wysokie lub krytyczne ryzyko dla danych, a udział danych wrażliwych wprowadzanych do tych narzędzi wzrósł do 34,8% (z 10,7% dwa lata wcześniej). IBM (2025) podaje, że co piąta organizacja (20%) zgłosiła naruszenie związane właśnie z shadow AI. Problemem nie jest AI, lecz jej użycie bez ram kontroli.
Bezpieczna architektura
AI pracuje w Twoich granicach, dane nie wychodzą
- Dane zostają u Ciebie
- Bez treningu na Twoich treściach
- Wynik zatwierdza człowiek
- Każda zmiana w audycie
Twoje dane zostają u Ciebie
We wdrożeniu on-premises oprogramowanie i dane pozostają na Twojej infrastrukturze na zawsze, a w wariancie SaaS hosting i dane są w UE. Dokumenty nie opuszczają Twojego środowiska, inaczej niż w publicznych czatach AI. To odpowiada przekonaniu 90% organizacji, że dane przechowywane lokalnie są bezpieczniejsze (Cisco, 2025).
Nie trenujemy modeli na Twoich treściach
Treści dokumentów nie służą do trenowania żadnych modeli. To zamyka główną obawę, która skłoniła 27% organizacji do całkowitego zablokowania publicznego GenAI (Cisco, 2024).
Pełny audyt każdej zmiany
System rejestruje pełną ścieżkę audytu: kto, kiedy i co zrobił z dokumentem. To domyka lukę, w której 63% firm po naruszeniu nie miało polityki zarządzania AI lub dopiero ją tworzyło (IBM, 2025).
Zgodność z RODO i dane w UE
Platforma jest zgodna z RODO, a hosting i dane pozostają w UE. Egzekwowanie to nie teoria: łączne kary RODO sięgnęły około 6,1 mld EUR (GDPR Enforcement Tracker, 2025), a kary z EU AI Act dochodzą do 35 mln EUR lub 7% obrotu (Rozporządzenie UE 2024/1689).
Człowiek zatwierdza wyniki AI
Wyniki pracy AI zatwierdza człowiek (human-in-the-loop), zanim cokolwiek stanie się wiążące. Nadzór człowieka to filar zaufania: wskazuje go 63% pracowników jako czynnik budujący zaufanie do AI (Salesforce, 2024).
AI, której można zaufać. Dane nie opuszczają UE
Co potrafi AI
- Rozpoznanie typu dokumentu i ekstrakcja pól (PESEL, NIP, imię/nazwisko, kwoty, daty)
- Automatyczna sugestia kategorii JRWA i okresu przechowywania
- Wyszukiwanie semantyczne i znajdowanie podobnych dokumentów
- Przetwarzanie AI w naszej chmurze (UE), bez zarządzania modelem po Twojej stronie
Jak chronimy dane
- Dane w UE; rezydencja w PL możliwa, jeśli wymaga tego klient lub przepis
- Szyfrowana, zabezpieczona transmisja do naszej chmury i z powrotem
- Nasza chmura nie przechowuje treści: przetwarza je przejściowo, a trwale zostają tylko techniczne metadane i log
- Opcjonalne 2FA, uprawnienia per rola i dział, pełne oddzielenie obszarów (archiwum / DMS)
Gotowość regulacyjna: KSeF, e‑Doręczenia, EZD
KSeF, RODO, EZD i e‑Doręczenia obsługujemy zgodnie z polskimi przepisami, z kompletem dokumentów i pełnym audytem.
Przepisy archiwalne / EZD Działa dziś
JRWA, kategorie A/B, okresy przechowywania, brakowanie z formalną akceptacją i kompletem dokumentów: wniosek, protokół, certyfikat.
RODO Działa dziś
Przetwarzanie na zlecenie, eksport DSAR (art. 15), obsługa żądania usunięcia (art. 17), pełny audyt, dane nieopuszczające UE.
KSeF, e‑faktury Działa dziś
Import i wysyłka faktur w strukturze KSeF, z automatycznym wiązaniem z okresem przechowywania.
e‑Doręczenia Działa dziś
Archiwizacja oficjalnej korespondencji elektronicznej wraz z dowodami doręczenia.
Dlaczego my
Nie obiecujemy, tylko robimy
To, co inne platformy obiecują, u nas po prostu działa.
Dane zostają u Ciebie
On‑premises albo nasza chmura w UE. Treści nie opuszczają Twojego środowiska.
Nie uczymy się na Twoich treściach
Twoje dokumenty nie trenują żadnego modelu. Publiczne AI robi odwrotnie.
Zgodność, która działa dziś
RODO, KSeF, EZD, pełny audyt i kontrola dwuosobowa. Wdrożone, nie obiecane.
Integracja, która ułatwia pracę
Dokumenty wpływają jedną, audytowaną ścieżką, niezależnie od źródła, a zdarzenia uruchamiają akcje w Twoich systemach.
Import e‑mail
Automatyczny odbiór dokumentów z wybranej skrzynki, z filtrem załączników, białą listą nadawców i opcjonalną analizą AI.
Konektory wpływu Działa dziś
Każde źródło wpływu idzie tą samą, tokenowaną i audytowaną ścieżką, z kontrolą dostępu i automatycznym wykrywaniem duplikatów.
Powiadomienia do Twoich systemów
Zdarzenia w AIArchiwum mogą uruchamiać akcje w Twoich aplikacjach, bezpiecznie i z weryfikacją autentyczności.
Upload i eksport
Ręczne dodawanie oraz eksport: drzewo, per‑profil, zbiorczy; eksport teczki do ZIP/PDF.
Automatyzacje między modułami
Zdarzenie w jednym module uruchamia regułę w innym (np. wpływ dokumentu, a potem obieg), bez ręcznej obsługi.
Wszystko, co warto wiedzieć o e‑aktach i archiwizacji
Praktyczne artykuły o JRWA, brakowaniu, RODO i KSeF, dla osób, które wdrażają archiwum cyfrowe.
Najczęstsze pytania
Czy moje dane opuszczają UE?
Nie. Nasza chmura i model AI działają w lokalizacji europejskiej; w on‑premises treści dotykamy wyłącznie na czas rozpoznania AI. Rezydencja w PL możliwa, jeśli wymaga tego klient lub przepis.
Czy AI podejmuje decyzje samodzielnie?
Nie. AI rozpoznaje i proponuje, a zatwierdza człowiek; dla dokumentów objętych regułą obowiązuje kontrola dwuosobowa. To nadzór człowieka wymagany m.in. przez AI Act dla systemów niskiego ryzyka.
Czy moje dokumenty trenują wasz model?
Nie. Treści klienta nie są wykorzystywane do trenowania AI; zachowujesz własność danych i eksport w każdej chwili. Po naszej stronie pozostaje wyłącznie anonimowa telemetria techniczna.
Co się stanie, gdy wygaśnie licencja (on‑premises)?
Łagodne wygaśnięcie: zachowujesz dostęp do archiwum i eksport; wyłączane są tylko funkcje AI i aktualizacje, bez twardego odcięcia od danych na Twoim serwerze.
Czy mogę zacząć od kilku modułów i dokupić resztę?
Tak. Architektura modularna włączana licencją, Core jest zawsze, pozostałe moduły (Archiwum, DMS, HR, AI) licencjonujesz niezależnie i dokupujesz w miarę potrzeb.
On‑premises czy SaaS, co wybrać?
On‑premises dla pełnej kontroli i danych szczególnie wrażliwych; SaaS dla szybkiego startu bez własnej infrastruktury. Ten sam produkt w obu wariantach, różni się tylko miejsce, gdzie spoczywają dokumenty.
Skoro AI zwiększa ryzyko naruszeń, czy nie bezpieczniej w ogóle jej nie wdrażać?
Ryzyko bierze się z niekontrolowanego shadow AI, nie z wdrożenia zarządzanego. Brak firmowego narzędzia nie usuwa problemu: 59% pracowników i tak używa niezatwierdzonych narzędzi AI (Cybernews, 2025), a incydenty z shadow AI są średnio o 670 tys. USD droższe (IBM, 2025). Kontrolowane wdrożenie z audytem i nadzorem człowieka zamienia to ryzyko w proces, który widzisz i nadzorujesz.
Czy spełnimy wymogi RODO i EU AI Act?
Platforma jest zgodna z RODO, a hosting i dane pozostają w UE, co ogranicza ryzyko transferów. Kontrola dostępu, pełny audyt i nadzór człowieka ograniczają ekspozycję na kary, które w EU AI Act sięgają do 35 mln EUR lub 7% obrotu (Rozporządzenie UE 2024/1689).
Kontakt
Umów demo dopasowane do Twojej organizacji
Pokażemy AIArchiwum na Twoich typach dokumentów, bez zobowiązań.
Dziękujemy, wiadomość wysłana
Odezwiemy się w sprawie demo na podany adres e‑mail. Sprawdź też folder spam, gdyby odpowiedź nie dotarła.
Gotowy zobaczyć AIArchiwum na swoich dokumentach?
Jeden produkt: archiwum, obieg, akta kadrowe i AI, on‑premises albo SaaS, z danymi w UE.